Das Angebot mit dem falschen Kundennamen
Freitagnachmittag, das Angebot muss raus. Der AE öffnet das letzte Angebot, das er verschickt hat, speichert es unter neuem Namen und fängt an zu ersetzen. Firmenname, Ansprechpartner, Positionen, Preise. Auf Seite eins klappt das. Auf Seite sieben, in der Fußzeile, steht noch der alte Kunde. Der neue Interessent liest also schwarz auf weiß, mit wem ihr sonst so verhandelt und zu welchen Konditionen.
Das ist die harmlose Variante. Die teure geht so: In der Vorlage stecken Preise von 2024, weil niemand das Master-Dokument gepflegt hat, und der Kunde nimmt an. Ein Angebot ist rechtlich bindend. Ihr liefert jetzt zum alten Preis, oder ihr eröffnet die Beziehung mit einem peinlichen Rückzieher. Dritte Variante, noch unangenehmer: Die AGB-Version im Anhang ist zwei Revisionen alt, die Haftungsklausel entspricht nicht mehr dem, was euer Anwalt letztes Jahr nachgeschärft hat, und das fällt erst auf, wenn es drauf ankommt.
Word-Vorlagen sind kein Angebotsprozess. Sie sind ein Glücksspiel mit Rechtsfolgen, gespielt von den Leuten mit dem größten Zeitdruck im Unternehmen.
Dabei liegen alle Daten, die ein Angebot braucht, längst im CRM. Kundenname, Ansprechpartner, Produkte, Mengen, Preise, Rabattstufe: alles gepflegt, alles aktuell, zumindest wenn die Rabattlogik stimmt, aber das ist ein eigenes Thema. Dokumentgenerierung heißt: Das Angebot wird aus diesen Daten erzeugt, per Klick, in einer Vorlage, die zentral versioniert ist. Ändert der Anwalt die AGB, ändert eine Person die Vorlage, und ab der nächsten Minute geht kein Angebot mehr mit dem alten Stand raus. Kein AE kann etwas vergessen, weil kein AE mehr etwas abtippt.
Technisch ist das keine große Nummer. HubSpot und Salesforce bringen Quoting-Funktionen mit, PandaDoc und Co. füllen die Lücken, und für Spezialfälle baut man die Generierung eben selbst. Der Aufwand liegt bei Tagen, nicht Monaten. Verglichen mit einem einzigen Deal, der zu Altpreisen geliefert werden muss, ist das ein Rundungsfehler.
Und nebenbei entsteht etwas, das mit Word nie existiert: ein sauberer Datenbestand. Jedes Angebot hängt an der Opportunity, mit Positionen und Summen als Daten statt als PDF-Leiche im Laufwerk. Angebotsvolumen, Conversion nach Produktlinie, Zeit bis zur Annahme, alles plötzlich auswertbar.
Öffnet mal euer zuletzt verschicktes Angebot und lest nur die Fußzeilen. Ganz sicher?
